Datenschutzerklärung (DSGVO)

Der Schutz Ihrer persönlichen und geschäftlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Vitali Grecciani (Einzelunternehmer, Grecciani Labs), Roseggergasse 37, 3400 Klosterneuburg, Österreich, E-Mail: support@statement2muster.com. Wir verarbeiten Ihre Daten streng auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Telekommunikationsgesetzes (TKG 2021).

1. In-Memory-Verarbeitung & Speicherdauer (Zero Durable Storage)

Unsere Konvertierungs-Engine arbeitet nach dem strikten Prinzip der flüchtigen In-Memory-Verarbeitung:

• Hochgeladene PDF- und CSV-Kontoauszüge werden ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher (RAM) bzw. in temporären RAM-Dateisystemen (Linux tmpfs) des Containers verarbeitet.
• Idempotenter RAM-Ergebnis-Cache (Web-App & Extension): Um bei Verbindungsunterbrechungen oder wiederholten Abrufen desselben Ergebnisses eine erneute Kontingentbelastung oder ein Neuparsing zu vermeiden, wird das fertig konvertierte Ergebnis für dieselbe Anfrage in einem flüchtigen Arbeitsspeicher-Cache gehalten (Standard-TTL: 600 Sekunden / 10 Minuten ab Zwischenspeicherung). Der Cache-Schlüssel umfasst das angeforderte Zielformat; ein Wechsel des Zielformats erfordert eine erneute Anfrage.
• Dedizierter RAM-Cache für Custom GPT Actions (ChatGPT): Bei Nutzung der Schnittstelle über unser Custom GPT („Statement2Muster • DATEV & BMD Auszugskonverter“) werden generierte Exportdateien in einem dedizierten flüchtigen In-Memory-Cache für 1.800 Sekunden (30 Minuten) bereitgehalten, um den Download innerhalb der ChatGPT-Sitzung zu ermöglichen. Nach 30 Minuten verfällt der Download-Link automatisch und wird vollständig aus dem flüchtigen RAM freigegeben.
• Nach Ablauf der jeweiligen Frist oder bei einem Neustart des Containers wird dieser Speicherbereich automatisch durch das System freigegeben (Garbage Collection).
• Auf den Servern findet zu keinem Zeitpunkt eine Speicherung von Auszugsinhalten auf persistenten Festplatten, SSDs oder Datenbanken statt (Zero Durable Retention). Dies bezieht sich auf die serverseitige Verarbeitung und erstreckt sich nicht auf vom Nutzer lokal heruntergeladene Dateien oder den lokalen Browserverlauf.

2. Serverstandort & Hosting der Auszugsverarbeitung (Hetzner)

Die gesamte serverseitige Verarbeitung der Kontoauszüge, das Parsing und die Konvertierung finden ausschließlich auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland statt. Sämtliche Datenübertragungen zwischen Ihrem Client und dem Server sind mit moderner Transportverschlüsselung (TLS 1.3 / TLS 1.2 mit Perfect Forward Secrecy) gesichert. Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung oder unbefugte Weitergabe von Bankauszugsdaten an unbeteiligte Dritte.

3. Besonderheiten bei Nutzung über OpenAI ChatGPT (Custom GPT Action)

Bei Nutzung unseres Dienstes über das Custom GPT im OpenAI GPT Store gelten folgende ergänzende Bestimmungen:

• OpenAI-Plattformgrenze: Wenn Sie Auszüge in ChatGPT hochladen oder im Chat analysieren lassen, werden die Konversation und die Datei-Uploads zunächst durch die Systeme von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland für Nutzer im EWR/Schweiz bzw. OpenAI, LLC, San Francisco, USA) verarbeitet. Die Speicherung und Nutzung dieser Daten im Chatverlauf unterliegt den Nutzungsbedingungen und Datenschutzeinstellungen Ihres jeweiligen OpenAI-Kontos (einschließlich möglicher Opt-outs bezüglich Modelltraining bzw. Unternehmensverträgen bei ChatGPT Team/Enterprise).
• API-Verarbeitung durch Statement2Muster: ChatGPT ruft zur Erstellung des DATEV- oder BMD-Buchungsstapels unsere API (api.statement2muster.com) auf. Dabei werden die Buchungsdaten verschlüsselt an unsere Hetzner-Server übermittelt, dort streng im flüchtigen RAM verarbeitet und die Download-Datei im 30-minütigen RAM-Cache (1.800s TTL) bereitgestellt. Auf unseren Servern verbleiben keine persistenten Datenspuren der Buchungsinhalte.

4. Authentifizierung, Support-Kommunikation & Dienstleister

Für administrative Abläufe und die Kommunikation setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Plus Five Five, Inc. (dba Resend, Delaware, USA): Zur Zustellung passwortloser 6-stelliger Login-Einmalcodes (OTP) übermitteln wir Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und den temporären Einmalcode an Resend. Die Codes verfallen automatisch nach 10 Minuten. Die Datenübermittlung ist durch das Resend Data Processing Addendum (DPA, Fassung vom 27. August 2026) auf Basis der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO rechtlich abgesichert. Der Konvertierungspfad leitet niemals Auszugsdaten an Resend.
• Hetzner Online GmbH (Deutschland / EU — Support-Postfach): Eingehende geschäftliche Support-Anfragen an support@statement2muster.com werden direkt auf unserem dedizierten Mailserver bei der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Frankfurt am Main entgegengenommen und gespeichert. Der E-Mail-Empfang und der Postfachabruf sind durch Transportverschlüsselung (TLS 1.3 / STARTTLS / IMAPS) gesichert. Es findet keine Weiterleitung an externe Drittanbieter (wie ImprovMX oder Google) statt. Freiwillig vom Nutzer an den Support übermittelte Beispieldateien unterliegen einer Richtlinie begrenzter Aufbewahrung (Limited Support Retention) und werden streng zweckgebunden ausschließlich zur Bearbeitung des Tickets verwendet und nach dessen Klärung manuell gelöscht.

5. Zahlungsabwicklung & Lizenzabrechnung (Stripe)

Abrechnungen von Abonnements und Einmalkäufen (Lifetime-Lizenzen) erfolgen über Stripe Payments Europe, Ltd. (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland). Zahlungsdaten (Kreditkarten, Bankverbindungen) werden direkt über die nach PCI-DSS Level 1 zertifizierten Schnittstellen von Stripe eingegeben. Auf unseren Servern werden keine vollständigen Zahlungsdaten gespeichert, sondern lediglich kaufmännische Referenz-IDs (Stripe Customer ID, Subscription ID) zur Freischaltung des entsprechenden Kontingents.

6. Lokale Speicherung im Browser & Chrome-Erweiterung

Wir verzichten vollständig auf zustimmungspflichtige Tracking-Cookies, Marketing-Pixel oder externe Analysewerkzeuge (kein Google Analytics, kein Meta Pixel):

• Technisch notwendiges Sitzungs-Token: Im Webbrowser wird im LocalStorage ausschließlich ein kryptografisch asymmetrisch signiertes Sitzungs-Token (RS256 / RSA-2048, Gültigkeit 10 Min.) gespeichert, um Ihre aktive Sitzung aufrechtzuerhalten (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).
• Lokale Historie der Chrome-Erweiterung (bis zu 15 Konvertierungen): Bei Nutzung der Browser-Erweiterung speichert diese zur Erleichterung Ihrer Kanzleiarbeit die letzten bis zu 15 Konvertierungsergebnisse. Gespeichert werden: Dateiname, Transaktionsanzahl, Gesamtsumme, Zeitstempel sowie der vollständige erzeugte CSV-Text. Diese Daten werden ausschließlich lokal auf Ihrem Endgerät im Speicher Ihres eigenen Browsers (chrome.storage.local) abgelegt und bleiben sitzungsübergreifend erhalten. Sie werden niemals an unsere Server übertragen. Sie können diese lokale Historie jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche „Verlauf leeren“ in der Erweiterung vollständig löschen.

7. Ihre Rechte & Aufsichtsbehörde

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) zu.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an: support@statement2muster.com.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde (DSB), Barichgasse 40-42, 1030 Wien (Web: https://www.dsb.gv.at, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).